LIBRO DE ASISTENCIA DEL PERSONAL

 Uno de los instrumentos de trabajo más utilizados en las escuelas lo constituye el Libro de Asistencia. Su contenido es de gran utilidad cuando se presenta alguna situación de carácter legal que requiere comprobar la asistencia del trabajador. Como documento oficial es, por excelencia, donde se puede dar soporte la toma de decisiones con apoyo de las autoridades involucradas. Es conveniente tomar algunas consideraciones. 

En reunión de trabajo con el equipo de Supervisores del Sector 10, además, con el apoyo de personal de la SENL se recuperaron las experiencias de múltiples colectivos para generar un compendio que permita optimizar la documentación en el Libro de Asistencia.

En las sesiones de trabajo se abordaron los siguientes aspectos: elementos normativos, personal autorizado, extensión del registro, secuencia del registro, retardos, inasistencias, ejemplos de estructura.

ELEMENTOS NORMATIVOS

La actividad de los docentes se encuentra sujeta a diferentes normativas, en caso de presentarse alguna situación que requiera la revisión particular por parte del equipo de Relaciones Laborales hay múltiples referencias a las cuales puede acudir para la toma de decisiones. 

Entre las diferentes disposiciones, para los docentes del sistema federal aplica el Reglamento de las Condiciones Generales de Trabajo del Personal de la Secretaría de Educación Pública, la Guía Operativa Ciclo Escolar 2023 - 2024 Para la Organización y Funcionamiento de los Servicios de Educación Básica y Especial, la Ley Federal de los Trabajadores al Servicio del Estado reglamentaria del Apartado B) del Artículo 123 Constitucional y la Ley del Servicio Civil del Estado de Nuevo León, por citar algunos ejemplos.

Los documentos citados refieren directamente las obligaciones de los trabajadores con relación a su asistencia, las faltas de asistencia, el abandono del empleo y las disposiciones para comprobar las conductas anteriores. De igual modo incluyen los procesos a seguir en caso de ser necesaria la aplicación de alguna sanción.

PERSONAL AUTORIZADO

Derivado de las diferentes disposiciones vigentes, está prohibida la presencia de personas ajenas al personal autorizado por la Secretaría de Educación de Nuevo León mediante oficio de asignación o nombramiento. Es posible el ingreso de practicantes con apoyo del oficio respectivo de su institución de origen, además de otras consideraciones incluidas en la Guía operativa del ciclo escolar.

A fin de identificarse con la autoridad inmediata y responsable de la administración de recursos humanos y materiales de cada escuela, las disposiciones solicitan la entrega e inclusión de una copia del nombramiento u oficio de asignación para la construcción del expediente del personal. El número de oficio puede ser registrado al lado del nombre del personal y su situación laboral en una hoja al inicio del libro de asistencia. 

Este proceso valida que quienes cubren su horario de trabajo son un recurso humano autentificado por la Secretaría de Educación de Nuevo León, y por tanto, cuentan con derechos y obligaciones definidos. Su estancia, por tanto, es también una obligación dentro del centro de trabajo en los horarios asignados. 

EXTENSIÓN DEL REGISTRO

Si bien es cierto que tanto Jefes de Sector como Supervisores, Directores, Personal con Funciones de Asesoría Técnico Pedagógica, Personal Administrativo y Personal de Apoyo se rigen con calendarios de asistencia más extensos, al menos el Personal Docente está sujeto al cumplimiento de asistencia en los días establecidos por el calendario escolar oficial.

Es común que sean confundidos el calendario emitido por la SEP (Autoridad Educativa Federal) y el calendario de la SENL (Autoridad Educativa Local).  El primero de ellos es elaborado en función de las necesidades generales de todo el país, sin embargo, las disposiciones vigentes permiten que cada estado elabore una propuesta de ajuste debido a las particularidades que pudiesen presentarse en las diferentes entidades . 

En este ciclo escolar 2023 - 2024 para la Secretaría de Educación de Nuevo León está contemplada la asistencia de los docentes a partir del 21 de agosto de 2023 hasta el 10 de julio de 2024, misma que deberá estar documentada al menos en los Libros de asistencia. Se habrá de resguardar este material al menos por 5 años. 

SECUENCIA DEL REGISTRO

Con apoyo de la experiencia de registro de los colectivos docentes y el análisis realizado por el equipo de Supervisión del Sector 10 se encontraron algunas prácticas diversas en la documentación que vale la pena compartir.  

En la mayoría de las ocasiones el registro se realiza con una secuencia regular de días. Se considera cada uno de los días laborales de manera consecutiva independientemente si ha surgido alguna emergencia estatal en la que se haya tenido que suspender la actividad en el centro de trabajo. Se debe registrar el día laboral y las observaciones pertinentes.

En otras ocasiones la secuencia se ha realizado de manera irregular, esto ocasiona conflictos en el seguimiento de la asistencia y potenciales problemas en caso de ser requerido el instrumento para alguna auditoria o situación de carácter administrativo. Este registro de secuencia irregular se ha presentado por omisión de días laborales, espacios no fechados o espacios en blanco adicionados.

La omisión de días laborales se ha presentado cuando el registro elaborado en un centro de trabajo omitió algún día por alguna razón y realizó la documentación ocupando el espacio con el siguiente día hábil. Puede ser que el día laboral fue suspendido por indicación de la Autoridad Educativa o alguna emergencia, sin embargo, el día debe ser registrado aunque no haya asistido personal.

En condiciones similares al ejercicio anterior, cuando el colectivo docente no acude al centro de trabajo por alguna razón extraordinaria una práctica común es que suele dejarse el espacio no fechado y en blanco sin referencia alguna. Al contrario, el espacio debe ser debidamente registrado con sus correspondientes observaciones.

Otra práctica menos común sucede cuando el personal adiciona hojas en blanco, ya sea porque la primera persona se equivocó de página al comenzar el registro diario o algún otro incidente similar. Es importante evitar que esto sucede porque también es un error de documentación.

OBSERVACIONES Y CORRECCIONES

Cuando se comete un error, debido a la naturaleza del registro, no es conveniente utilizar el corrector ni escribir sobre texto ya escrito. Es importante apoyarse con un espacio de observaciones a fin de no dar pie a la idea de que la información contenida ha sido manipulada con alguna intención.

RETARDOS 

Cuando el personal se presenta en tiempo, dentro de su horario de entrada está en su derecho a registrar asistencia. Sin embrago, todo el personal es vulnerable a enfrentar situaciones extraescolares que le lleven a llegar tarde al centro de trabajo, esta conducta es considerada como un retardo. 

Dependiendo la naturaleza en que se presente el retardo recibe un nombre particular y las sanciones son diferentes en caso de así ameritarlo. Cuando se asista con retardo es posible la generación de exhortos por escrito, su acumulación durante un año puede llevar a la pérdida de efectos del nombramiento. Por otro lado, acudir después de la media hora al trabajo equivale a una falta de asistencia.

INASISTENCIAS

Cuando el docente no asiste tiene la obligación de comunicarle a su autoridad inmediata a la brevedad sobre esta eventualidad. Si dentro de la hora posterior a su entrada el personal no se comunica con el Directivo o la falta no es justificada debidamente se habrá de documentar la inasistencia. Acumulación de faltas ya sean consecutivas o no pueden llevar como consecuencia la pérdida de efectos del nombramiento debido a Abandono de trabajo.

En cambio, cuando el docente no asiste al centro de trabajo pero lo comunica en la hora posterior inmediata a su horario de trabajo, además de presentar su justificante oficial se realiza el registro de una falta de asistencia justificada. Existen múltiples documentos que pueden justificar una falta de asistencia, el más común es la incapacidad expedida por el ISSSTE. En caso de no hacer entrega de la incapacidad dentro de las primeras 72 horas a la inasistencia este justificante pierde validez oficial.

EJEMPLO DE ESTRUCTURA

En una escuela de organización completa se puede construir el registro comenzando con una Portada que incluya los datos de identificación: Título del documento (Libro de asistencia), el ciclo escolar a registrar (recordando que se deben conservar hasta 5 ciclos), los datos del centro de trabajo (nombre de la escuela, clave del centro de trabajo, Zona escolar, Sector Escolar, Unidad Regional) y persona responsable de su llenado (Director o Director Encargado).

La primer hoja del contenido puede ser la Lista del Personal Autorizado por la Secretaría de Educación de Nuevo León. Es importante concentrar los datos del personal que labora en el centro pues son los únicos con derechos y obligaciones debidamente establecidos. Toda persona ajena a la escuela que ejerza funciones sin autorización oficial generará responsabilidades adicionales al director para lo cual deberá de responder ante la Autoridad Educativa Local. De igual modo, de presentarse alguna situación de carácter al margen de la ley también derivará en responsabilidades para el Director.

La Hoja de firmas será el núcleo del Libro de asistencias. Deberá presentar la identificación del Centro de Trabajo en cada una de las hojas, los fechados correspondientes, nombre del personal, hora de entrada y de salida, así como la firma para validar su registro. Se debe considerar un espacio de observaciones sugerido en la parte inferior además de un paginado.

La Hoja de seguimiento es un ejercicio de documentación de la asesoría y acompañamiento que realiza el Jefe de Sector, Supervisor o el Personal con función de Asesoría Técnico Pedagógica. Con apoyo de sellos, firmas y el fechado correspondiente se documenta el apoyo que recibe el colectivo docente o el Directivo para realizar debidamente su registro de asistencia correspondiente al ciclo escolar.

EJEMPLO DE ESTRUCTURA MULTIGRADO

Para el caso de las escuelas de organización multigrado también es obligatorio el registro de asistencia. Un problema que suele suscitarse cuando la comunidad edifica un desentendido con el o los docentes a cargo es la descalificación de su asistencia y su trabajo académico; para el primer caso (tema abordado en esta nota) es suficiente con documentar la asistencia con apoyo de diversas autoridades. Este ejercicio permite dar soporte desde diferentes ángulos al trabajo realizado por el docente en el centro de trabajo.

La Portada debe contener la identificación del Centro de Trabajo considerando informar también sobre el título del documento (Libro de asistencia), el Ciclo Escolar que atiende y el responsable del su elaboración (Director o Director Encargado).

La Lista del personal autorizado contempla el personal validado por la Secretaría de Educación de Nuevo León para ofrecer el servicio educativo en el centro de trabajo. 

A diferencia del ejemplo utilizado para escuelas de organización completa, en una escuela multigrado es posible optimizar espacios de registro debido a la cantidad de personal. En una misma página se puede incluir la Hoja de firmas y un espacio para el seguimiento.

La Hoja de firmas puede señalar un periodo en la parte superior (semana o quincena, dependiendo de las necesidades), la fecha de registro, el nombre del personal, la hora de entrada y de salida, además de la firma correspondiente.

Dependiendo del tamaño del registro anterior, es posible anexar un espacio para validar la información. Le acompañaría una firma de algún representante de padres de familia (De Participación Social o de Gestión) y la firma de alguna autoridad de la comunidad (Comisariado Ejidal o Juez Auxiliar); lo anterior seguido de la firma y sello del responsable del centro de trabajo y la revisión por parte del Supervisor.  Es posible la inclusión de un espacio para observaciones y paginado.

La documentación de la asistencia o faltas de asistencia es una obligación de los trabajadores y corresponde a la autoridad inmediata su elaboración y revisión. Es importante contar con este instrumento en orden y con la mejor documentación posible ya que puede ser la diferencia entre la aplicación o no de alguna sanción mayor. En virtud de cuidar los efectos de los nombramientos de los involucrados es importante apegarse a la normativa vigente aplicable. Cabe agregar que los equipos de Supervisión tienen la responsabilidad de apoyar a los colectivos docentes en la construcción de este ejercicio de documentación oficial.